för Psykosociala föreningen Svalan r.f./Vänstugan Svalboet
Personuppgifter är sådana uppgifter som man kan identifiera en person via, som t.ex. namn och adress, signum, bilder, e-postadresser eller ip-adresser. De personuppgifter som Psykosociala föreningen Svalan r.f./Vänstugan Svalboet samlar in är förnamn, efternamn samt näradress. Dessa uppgifter samlas in så att medlemmarna i föreningen ska kunna få hem tidningen Respons i sin brevlåda, vilken är en medlemsförmån. Föreningens medlemmar samtycker till att dessa uppgifter samlas in och förmedlas vidare genom att betala medlemsavgiften. Personuppgifterna i sin helhet ges endast vidare till Psykosociala förbundet, som har hand om utgivningen och distributionen av tidningen Respons. Psykosociala förbundet har i sin tur uppgjort en plan över hur de behandlar personuppgifterna korrekt.
Föreningens medlemmar får när som helst ångra sig och kräva tillbaka sina personuppgifter. Detta ska då ske omedelbart genom att man raderas ur medlemsregistret. Alla bilder på den utträdda medlemmen som förekommer på föreningens och vänstugans internetsidor ska raderas. Föreningen är skyldig att ha korrekta uppgifter, och ska uppdatera medlemsregistret direkt en föreningsmedlem anmäler om ändringar. Inaktiva medlemmar som inte betalat medlemsavgiften de senaste tre åren ska raderas ur medlemsregistret, eftersom dessa inaktiva personers uppgifter inte får lagras. Vid frågor om medlemsregistret kan föreningens medlemmar vända sig till verksamhetsledaren.
Alla personuppgifter som inte behövs för verksamheten ska omedelbart raderas. Viktigt att komma ihåg är att även tömma datorns papperskorg. Föreningen ska sträva till att samla in och lagra så lite personuppgifter som möjligt. De personuppgifter som föreningen samlar in, ska alltid kunna försvaras med en giltig orsak.
Vänstugan Svalboets gästbok, där alla besökares förnamn skrivs in, används för att kunna sammanställa statistik som STEA (Social- och hälsovårdsministeriets understödscentral) kräver. STEA:s och kommunens lagar går före dataskyddsförordningen som EU gjort upp.
Personuppgifterna som föreningen samlas in lagras på två ställen. På föreningens egen dator finns ett Word-dokument, där alla medlemmars namn och adress finns. Dessa uppgifter behövs, förutom för förbundets tidningsdistribution, också för att man ska kunna skicka ut medlemsbrev två gånger per år. På samma dator finns även en Excel-fil, där medlemmarnas namn står, samt vilka år man betalat medlemsavgiften. Föreningens dator är lösenordsskyddad, vilket gör att endast de personer som kan lösenordet till datorn har tillgång till de båda dokumenten där personuppgifter lagras. Det finns inga personuppgifter till pappers, eftersom de är svårare att övervaka än elektroniska register. Dörren till kontoret, där datorn samt andra dokument förvaras, är alltid låst kvällstid och över helgerna, när olika kurser och grupper håller till på vänstugan.
Det är styrelsens uppgift att säkerställa att dataskyddet och integritetspolicyn följs. Verksamhetsledaren är ansvarig för personregistret. Om personuppgifterna som Psykosociala föreningen r.f./Vänstugan Svalboet samlat in hamnar i orätta händer ska saken anmälas till Dataskyddsmyndigheten inom 72 timmar.
Denna integritetspolicy har godkänts av Psykosociala föreningen Svalan r.f.:s styrelse den 28.05.2018 och uppdateras kontinuerligt, men minst en gång per år. Föreningens verksamhetsledare ansvarar för att uppdatera integritetspolicyn.
Ordförande Mirja Högstrand
Vik. verksamhetsledare Jessica Söderman
Psykosociala föreningen Svalan r.f./Vänstugan Svalboet Kristinestadsvägen 4, 64200 Närpes
Tel: 0408293012
E-post: vanstugan@svalboet.inet.fi